Fijar Objetivos

El programa puede producir  “Informes de Monitoreo Mensual” para cada fondo de préstamo usado. Estos informes comparan los objetivos contra los logros y se producen automáticamente. Los objetivos tienen que ser importados de una hoja de cálculo de Excel. Usted tiene que ejecutar  los artículos en el menú Sistema/Fijar Objetivos. 

 

 

Cuál Fondo de Préstamo:  Seleccione un Fondo de préstamo para el que desea fijar los objetivos. Se desplegarán todos los fondos de préstamos que se fijaron en Sistema/Configuración/Fondos en la caja de lista. Un fondo de préstamo seleccionado será resaltado con color rojo, por ejemplo: Fondo CCS como en la pantalla anterior.

Escoja un Nuevo archivo Monitor: Esto le permite escoger un archivo "Plantilla Importación LPF”  con otro nombre, pero el archivo debe ser guardado en la carpeta LPF.

Una pantalla aparece como la siguiente:

 

El directorio del archivo es C:\Lpf710,(Este directorio puede cambiar dependiendo en dónde sea instalado el LPF)

Seleccione el archivo Import Planning.xls como se muestra en la pantalla anterior. 

Este archivo contiene referencias a una “Plantilla Sucursal Modelo” – también archivo de hoja de cálculo – lo que produce el monitoreo de indicadores según ciertas suposiciones.

Inicio del Año en la Celda:  Pór default usted tendrá como indicador en la celda 3,3 en donde se localiza el inicio de año a monitorear. *Usted necesita ver las variables de fondos en la plantilla de Importación al final de esta página.

Celda de Fondo de Préstamo:  Por default 3,6 indica la celda para encontrat el código de fondo que Loan Performer utiliza para indentificar el fondo de préstamo rotativo.  Usted necesita ver las variables de fondos en la plantilla de Importación al final de esta página.

Indique el valor de los indicadores de monitore para el primer mes:  Hay varios indicadores desplegados en la lista. Para cada indicador las referencias deben ser especificadas.

Las tres columnas mostradas: “Indicador” (ejemp: Área de Monitoreo), “Celda” (ejemp: posición exacta en dónde se localiza el indicador) y la última columna “Activo” muestra el estatus del indicador “T” para Verdadero “F” para Falso (ejemp: activo e inactivo).

*En caso de que el informe sea hecho para un indicador dado, entonces ingrese “T” para activo, si el informe no se hará para este indicador ingrese “F”  para inactivo.

* Cuando todas las configuraciones necesarias sean realizadas, click en el botón Fijar para importar los objetivos. La siguiente pantalla se despliega;

 

Click en el botón Si para continuar.

Una nueva pantalla de información aparece como la siguiente;

 

 

Excel detectará automáticamente la información de los links en otro archivo y preguntará si desea actualizar el archivo actual con los cambios realizados en el otro archivo. Esto no es necesario si usted no cambió nada o si el otro archivo o está disponible.

Click en el botón No para continuar.

Otra pantalla como la que se muestra abajo aparece.

 

Click en el botón del comando Si para continuar.

LPF importará los objetivos y en caso de cualquier diferencia, un mensaje aparecerá mostrando las diferencias encontradas. Una pantalla como la siguiente se muestra;

Click  en el botón del comando Si para ver la diferencia. Una pantalla como la siguiente se muestra;

Tome nota de las diferencias y presione la tecla Esc en su teclado o cierre la pantalla.

Una nueva venta de información aparece como la siguiente;

Para hacer los cambios en la plantilla de Importación, click en No lo que cerrará automáticamente la configuración de Objetivos así regresa a la plantilla de importación para hacer los cambios en las áreas dónde fueron encontradas las diferencias.

De lo contrario si usted cree que no necesita hacer los cambios en los indicadores con la diferencia, click en el botón de comando Si para continuar.

 

Pase por el mismo proceso para todos los montos que necesita monitorear.

***Por favor lea la parte B de esta página para saber utilizar la plantilla de importación.***

B)  Use las variables de la pantilla Import planning.xls

i)  Vaya a la carpeta de trabajo de LPF (ejemp: dónde Loan Performer fue instalado) y pulse doble click en el archivo import planning.xls. Un pantalla de información aparece junto con la plantilla de indicadores. Click en el botón  Si para actualizar la plantilla de Importación (hoja de cálculo). La Plantilla de Importación en parte puede mostrar lo siguiente:

En la plantilla anterior usted puede hacer los cambios deseados, como el nombre de la organización por el nombre de su organización, periodo de Monitoreo, diguras y Fondo.  

En caso de que tenga más de un fondo entonces debe crear más de una plantilla.

Note que la  “Plantilla Modelo de Sucursal” no es parte de Loan Performer y debe ser creada por la propia sucursal/organización. Solamente debe tener cuidado de que los links en el archivo “LPF Import Planning” se refiera correctamente a las celdas en la “Plantilla Modelo de Sucursal”.

En caso de renombrar el archivo “Médelo Planeamiento de Sucursal”, debe abrir el archivo “LPF Import Planning” , escoger “Editar” en el menú Excel, esc oger  “Links”, y escoger “Cambiar Recurso” y “Actualizar Ahora”.

Para cada años y para cada fondo un nuevo archivo de “Módelo de Planeamiento de Sucursal”  debe ser creado e importado en Loan Performer vía el archivo "LPF Import Planning”. El “LPF Import Planning”  tiene un año y una indicación de fondo. Por defecto la celda C3 indica el inicio del año monitoreado y la celda F3 indica el código de fondo que Loan Performer utiliza para identificar  el fondo de préstamo revolvente. Celda C3 tiene el formato acostumbrado “dd/mm/yy” y celda F3 tiene formato no especificado pero el código de fondo es ingresado como números. El lugar de estas celdas puede cambiarse , pero es bueno no tocar el formato del archivo “LPF Import Planning”.

Cualquier inserción/eliminación de filas o columnas en el archivo  “LPF Import Planning” puede generar problemas cuando se importan los datos. Usted solamente tiene la opción para desactivar los indicadores  desde LPF. Si quiere indicadores adicionales o cambiar la forma en que son calculados, usted tendrá que contactar a Crystal Clear Software Ltd.

Al importar, LPF no sustituye los objetivos que estaban en la copia impresa del informe de monitoreo pasado. El programa guarda el seguimiento del último informe de monitoreo impreso y actualiza solamente los objetivos para el mes de ahí en adelante.

Sin embargo es posible reimprimir la hoja de monitoreo nuevamente para meses pasados. Para prevenir las inconsistencias, las hojas de monitoreo, calculan una vez y guardan endisco, no puede calcularse nuevamente. Esto se hace de esta manera, porque a los funcionarios les gusta que reprogramando y refinanciando podrían cambiar indicadores de meses pasados (Tal como  “las Cantidades Debidas” y “las Cantidades Desembolsadas”).

 

La importación de datos de la hoja de cálculo en la tabla de LPF es posible siguiendo los siguientes pasos:

1. Las modificaciones de los datos en el “Módelo de Planeamiento de Sucursal” no se reflejan automáticamente en el “Informe de Monitoreo Mensual” que produce Loan Performer. Antes de ejecutar cualquier  “Informe de Monitoreo Mensual”, el usuario tiene que estar seguro que ninguna modificación se ha hecho en los objetivos del “Módelo de Planeamiento de Sucursal”. Por otra parte la opción  “Fijar Objetivos”  debe ejecutarse nuevamente.

2. Para cada año monitoreado habrá otro “Módelo de Planeamiento de Sucursal”  y archivo  “LPF Import Planning”. El inicio del año monitoreado debe indicarse en la celda C3 del archivo “LPF Import Planning”, en formato de campo de fecha. LPF verifica si la fecha del informe del próximo mes monitoreado cae en el año que es indicado en el archivo “LPF Import Planning”. Si este no es el caso, usted no puede continuar con la importación. Si el informe fueron impresos durante todos los años, Loan Performer creará un nuevo archivo para guardar objetivos y logros. El archivo para el último año se destruirá y cualquier copia impresa para meses pasados necesita debe hacerse antes de incorporar los objetivos para un nuevo año.

3. Si hay fondos diferentes, están los archivos de planificación y monitoreo separado, uno para cada fondo. El nombre de cada archivo dónde Loan Performer guarda los objetivos y logros es “Monito” más el código de fondo del fondo revolvente (ver “Sistema/Configuración/Fondos” donde el código de fondo es un archivo de sólo lectura). El mismo código debe insertarse en la celda F3 de la hoja de cálculo de (como un valor, no como texto. Si esos dos indicadores para fondo de préstamo no se igualan, usted no puede fijar objetivos para este fondo.

4. El lugar del archivo debe ser el mismo en cualquier computador (en el fólder LPF).

La estructura de la hoja de monitoreo no puede cambiar. Usted no puede agregar/eliminar filas o columnas.

5. Cualquier cambio en este tipo de indicadores trae la necesidad de ajustar la aplicación de Loan Performer. Solamente Crystal Clear Software Ltd. puede hacer esto. Si el nombre de un indicador que Loan Performer espera no iguala exactamente con el nombre en el archivo “LPF Import Planning”, un mensaje de error es desplegado. Usted tendrá la opción para cancelar la transferencia de datos o para continuar, aceptando que hay una diferencia entre dos etiquetas (las etiquetas son desplegadas en pantallas).

6. El indicador 'Número de estaff en la sucursal' en la ventana "Sistema/Configuración/General"  es usado en las hojas de monitoreo para calcular el número y el monto de préstamos desembolsados por estaff.